จ้างทำระบบ Google Sheets ต้องเตรียมอะไรบ้าง

รู้ไว้ก่อนคุยงาน

ใช้เลือกแพ็กเกจและประเมินราคา

• อยากให้ชีตทำอะไรแทนคน

  เช่น รวมยอดขายจากหลายแท็บ ตัดสต็อกเมื่อมีของออก ออกใบเสนอราคา หรือส่งอีเมลเมื่อถึงกำหนด เล่าเป็นภาษาธรรมดาก็พอ ผมจะบอกว่างานนี้ใช้สูตรในชีตได้ หรือต้องเขียน Apps Script

• วิธีคำนวณและผลที่ถูกต้อง

  ส่งสูตรหรือวิธีคิดที่ใช้อยู่ พร้อมตัวอย่างผลที่ถูกแล้วสักชุด เช่น ใบเสนอราคาที่คิดเงินถูกแล้วหนึ่งใบ ผมใช้ชุดนี้ทดสอบผลคำนวณก่อนส่งงาน

• ใครกรอก ใครดู ใครแก้

  บอกว่ามีกี่คนที่ใช้ แต่ละคนทำหน้าที่อะไร และลูกค้าของร้านต้องเปิดดูข้อมูลของตัวเองไหม ถ้าต้องแยกสิทธิ์หรือให้ลูกค้าของร้านดูสถานะเอง มักต้องมีหน้าเว็บสำหรับใช้งาน

• ข้อมูลวันละกี่รายการ

  ประมาณว่าวันหนึ่งบันทึกกี่รายการ และใช้งานพร้อมกันกี่คน Google มีข้อจำกัดการใช้งาน ผมจึงตรวจเรื่องนี้ก่อนเริ่ม

• บัญชี Google และวันที่อยากเริ่มใช้

  บอกว่าใช้ Gmail หรือ Google Workspace จะได้ตั้งค่าไฟล์และสิทธิ์ในบัญชีที่ถูกตัว บอกวันที่อยากเริ่มใช้และงบที่ตั้งไว้ด้วย ผมจะแนะนำแพ็กเกจที่พอดี

ส่งตามมาได้ก่อนเริ่มทำ

ใช้ทำและทดสอบงานจริง ทยอยส่งในแชตได้

• ไฟล์ชีตหรือ Excel ที่ใช้อยู่

  ส่งเป็นสำเนา เปลี่ยนชื่อและตัวเลขเป็นข้อมูลสมมุติก่อนได้ ผมดูแค่โครงตาราง สูตร และขั้นตอน ไม่จำเป็นต้องเห็นข้อมูลจริง

• แบบเอกสารที่ต้องออก

  ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จที่ใช้อยู่ ส่งตัวอย่างมาอย่างละใบ แล้วบอกว่าต้องออกเป็น PDF หรือส่งอีเมลด้วยไหม

• ข้อมูลเริ่มต้น

  รายการสินค้า ลูกค้า หรือยอดยกมาที่จะใส่ในระบบ บอกจำนวนคร่าว ๆ งานย้ายข้อมูลจำนวนมากผมประเมินและเสนอราคาแยกก่อนเริ่ม

• แจ้งเตือนหรือระบบที่ต้องเชื่อม

  ถ้าอยากให้แจ้งเตือนเข้า LINE OA หรือดึงข้อมูลจากระบบอื่น บอกเงื่อนไขมาด้วย เช่น แจ้งเมื่อสต็อกต่ำกว่าที่กำหนด งานส่วนนี้เป็นบริการเสริม ผมเสนอราคาก่อนทำ

• สิทธิ์เข้าถึงไฟล์

  ไม่ต้องส่งรหัสผ่านมาในแชต ผมทำงานด้วยข้อมูลสมมุติ ส่งให้ทดลอง แล้วช่วยตั้งค่าไฟล์และโค้ดในบัญชีของลูกค้าตอนส่งมอบ

ส่งข้อมูลแล้ว ขั้นต่อไปคืออะไร

1. เล่างานที่ทำอยู่กับสิ่งที่อยากให้ระบบทำได้เลยครับ
2. ตกลงสิ่งที่จะได้รับ ราคา วันเริ่ม และวันส่งในแชท Fastwork
3. ทำงานด้วยข้อมูลสมมุติ ส่งให้ทดลอง และแก้ไขตามรอบของแพ็กเกจ
4. ส่งไฟล์และโค้ด ช่วยตั้งค่า แล้วแก้บั๊กในขอบเขตเดิมตามแพ็กเกจ

แบบฟอร์มสำหรับวางในแชต

กดคัดลอก แล้ววางในแชต Fastwork เติมเท่าที่รู้ ข้อไหนยังไม่มีเว้นว่างไว้ได้ และไม่ต้องใส่รหัสผ่าน

ธุรกิจของเรา:
อยากให้ชีตทำอะไร:
ตอนนี้ทำงานนี้ด้วยอะไร (กระดาษ / Excel / Google Sheets):
คนที่ใช้ และแต่ละคนทำอะไร:
ข้อมูลประมาณวันละกี่รายการ:
ใช้ Gmail หรือ Google Workspace:
ต้องออกเอกสารหรือแจ้งเตือนไหม:
งบประมาณ:
วันที่อยากเริ่มใช้:

คัดลอกแบบฟอร์มไปที่ร้านบน Fastwork (เปิดแท็บใหม่)