รับทำระบบ Google Sheets และเขียน Apps Script

Google Sheets กับ Apps Script ช่วยงานแบบไหนได้บ้าง

Google Sheets ใช้เก็บข้อมูลและคำนวณ ส่วน Apps Script ช่วยทำขั้นตอนซ้ำ ๆ หรือทำหน้าเว็บให้กรอกและค้นข้อมูลในชีตได้ รับทำตามงานที่ตกลง เช่น บันทึกสินค้า ออกใบเสนอราคา สรุปรายรับรายจ่าย และติดตามสถานะงาน

• งานสูตรหรือสคริปต์ขนาดเล็ก เหมาะกับการคำนวณ รวมข้อมูล หรือทำขั้นตอนที่ต้องทำซ้ำ
• Web App บน Google Sheets มีหน้าเว็บให้ใช้งาน โดยข้อมูลยังเก็บอยู่ในชีต
• ตัวอย่างรายรับรายจ่ายบันทึกเงินเข้าและเงินออก แยกหมวดหมู่ สรุปผลต่างรายวัน และส่งออก CSV
• ก่อนเริ่มงาน ตกลงข้อมูลที่ต้องเก็บ หน้าจอ และสิทธิ์ของผู้ใช้ให้ชัดเจน

ระบบสต็อกและใบเสนอราคาตัดสินค้าเมื่อไร

ในระบบตัวอย่าง การสร้างหรือออกใบเสนอราคายังไม่จองหรือตัดสต็อก ระบบตัดสต็อกของรายการขายเมื่อเจ้าของร้านหรือผู้ดูแลสต็อกกดยืนยันขายทั้งใบ และมีสินค้าครบทุกรายการ

• บันทึกรับสินค้าเข้า แล้วตรวจยอดคงเหลือและรายการสินค้าใกล้หมด
• เลือกสินค้าและลูกค้า สร้างฉบับร่าง แล้วออกใบเสนอราคาให้ลูกค้าดู
• เมื่อยืนยันขาย ระบบบันทึกรายการขายและตัดสต็อกตามใบเสนอราคา หากสินค้าไม่พอจะยืนยันไม่ได้
• การเบิกสินค้าออกทำให้ยอดคงเหลือลดลง แต่แยกจากรายการขาย
• ตัวอย่างยืนยันขายทั้งใบ ยังไม่มีการแบ่งขายบางรายการจากใบเสนอราคาเดียว

ระบบติดตามงานพิมพ์เดินงานอย่างไร

ระบบตัวอย่างเริ่มจากรับงานแล้ว เปลี่ยนเป็นกำลังพิมพ์ พร้อมรับ และส่งมอบแล้วตามลำดับ ลูกค้าเปิดดูสถานะกับวันนัดรับของงานที่ผูกกับรหัสของตัวเองได้

• เจ้าของร้านบันทึกลูกค้า ชื่องาน จำนวน และวันนัดรับ หรือนำเข้างานจาก CSV ตามแบบฟอร์ม
• เจ้าของร้านและคนทำงานอัปเดตสถานะได้ตามลำดับ ตัวอย่างไม่ให้ข้ามหรือย้อนขั้น
• ระบบเก็บประวัติการเปลี่ยนสถานะ และแจ้งให้โหลดข้อมูลใหม่เมื่อมีคนอัปเดตรายการนั้นไปแล้ว
• สถานะพร้อมรับเป็นข้อมูลให้ลูกค้าเปิดดู ตัวอย่างไม่ได้ส่งข้อความแจ้งเตือนอัตโนมัติ
• ตัวอย่างนี้เน้นรับงานและติดตามสถานะ หากต้องการรับไฟล์ อนุมัติแบบ หรือรับชำระเงิน ต้องคุยขอบเขตเพิ่ม

แบ่งสิทธิ์คนทำงานและให้ลูกค้าดูข้อมูลด้วยรหัสได้ไหม

ทำได้ตามหน้าที่และข้อมูลที่ตกลงกัน ตัวอย่างสต็อกแยกเจ้าของร้าน ผู้ดูแลสต็อก พนักงานขาย และหน้าลูกค้า ส่วนรหัสลูกค้าใช้เลือกดูใบเสนอราคาหรืองานที่ผูกกับรหัสนั้น

• ในตัวอย่างสต็อก พนักงานขายสร้างและออกใบเสนอราคาได้ ส่วนผู้ดูแลสต็อกรับเข้า เบิกออก และยืนยันขาย
• ในตัวอย่างงานพิมพ์ เจ้าของร้านเพิ่มหรือนำเข้างานได้ คนทำงานอัปเดตสถานะได้
• หน้าลูกค้าใช้ดูข้อมูล ไม่ได้ให้สิทธิ์แก้สต็อกหรือเปลี่ยนสถานะงาน
• ผู้ที่มีรหัสสามารถเปิดข้อมูลที่ผูกกับรหัสนั้นได้ ก่อนใช้ข้อมูลจริงต้องตกลงวิธียืนยันตัวตนและสิทธิ์เข้าถึง

ส่งมอบไฟล์และโค้ดให้ไปใช้ต่ออย่างไร

ส่งไฟล์ต้นฉบับและโค้ด Apps Script ของงานถ้ามี พร้อมช่วยตั้งค่าในบัญชีของคุณ คุณจึงเปิดดูข้อมูลและแก้ไขงานต่อจากไฟล์ที่ได้รับได้

• ตกลงบัญชีที่ใช้เก็บไฟล์ ผู้ที่เข้าถึงได้ และสิทธิ์ที่ต้องอนุญาตให้สคริปต์ก่อนส่งมอบ
• ทดลองขั้นตอนที่ตกลงด้วยข้อมูลตัวอย่างก่อนนำไปใช้กับงานจริง
• ตัวอย่างสต็อก รายรับรายจ่าย และงานพิมพ์มีปุ่มส่งออกข้อมูลเป็น CSV
• มีคู่มือภาษาไทยและวิดีโอสอนใช้งานให้ฟรีถ้าต้องการ

ควรแก้สูตร ทำระบบ Apps Script หรือทำ Web App แยก

ถ้าต้องการเพียงคำนวณหรือสรุปจากข้อมูลเดิม เริ่มจากสูตรในชีตได้ ถ้ามีขั้นตอนรับเข้า ออกเอกสาร หรือแบ่งหน้าที่ผู้ใช้ ค่อยเลือกระหว่าง Apps Script กับ Web App แยกตามการใช้งานและปริมาณข้อมูล

• ตัวอย่างเปรียบเทียบด้านล่างใช้โจทย์เดียวกัน คือร้านที่ต้องการรู้สต็อกและออกใบเสนอราคา
• Apps Script เหมาะเมื่ออยากเก็บข้อมูลใน Google Sheets และทำขั้นตอนเพิ่มเติมจากชีตเดิม
• Web App แยกเหมาะกับงานที่ต้องออกแบบฐานข้อมูล สิทธิ์ หรือการเชื่อมต่อให้ต่างจากการทำงานบนชีต
• ตรวจจำนวนผู้ใช้ ลักษณะการบันทึก และข้อจำกัดของบริการก่อนเลือกวิธีทำระบบ

ตัวอย่างที่ลองเปิดต่างจากระบบที่จะส่งมอบอย่างไร

ตัวอย่างบนหน้านี้ใช้ข้อมูลสมมุติและเปิดให้ลองสลับบทบาทได้ เพื่อให้เห็นขั้นตอนทำงาน การเลือกบทบาทและรหัสลูกค้าทดลองจึงใช้สาธิตการใช้งาน ไม่ใช่การเข้าสู่ระบบสำหรับเก็บข้อมูลส่วนตัว

• ลิงก์ตัวอย่างบน Google ใช้ Apps Script กับชีตทดลองที่เปิดให้ดูข้อมูลได้ รายการทดลองอาจถูกล้างกลับเป็นข้อมูลเริ่มต้น
• ลิงก์ลองใช้โดยไม่ต้องมีบัญชี Google เก็บรายการไว้ในเบราว์เซอร์ของผู้ลอง ข้อมูลอาจหายเมื่อรีเซ็ตหรือล้างข้อมูลเบราว์เซอร์
• ใช้ข้อมูลสมมุติเมื่อลองเดโม เพราะรหัสทดลองและข้อมูลในตัวอย่างเปิดให้ผู้ลองคนอื่นเข้าถึงได้
• งานส่งมอบจะตั้งค่าในบัญชีของคุณและกำหนดสิทธิ์ตามที่ตกลง แยกจากตัวอย่างสาธารณะเหล่านี้

เลือกวิธีทำระบบจากโจทย์เดียวกัน: รู้ยอดสต็อกและออกใบเสนอราคา